Quản trị website là gì? Nói gọn: đó là toàn bộ việc phải làm để một website đã chạy vẫn tiếp tục chạy tốt — đăng và sửa nội dung, cập nhật mã nguồn, sao lưu dữ liệu, canh tốc độ, canh bảo mật, và đọc số liệu để biết khách vào từ đâu. Thiết kế web là dựng ngôi nhà; quản trị website là ở trong ngôi nhà đó và giữ nó khỏi xuống cấp.
Mình để ý phần lớn người mới bỏ tiền làm web rất kỹ, rồi để đó. Sáu tháng sau quay lại thì plugin báo cập nhật đỏ cả trang, form liên hệ hỏng từ lúc nào không hay, và Google thì đã quên mất site. Bài này gom lại những việc thật sự phải làm, xếp theo tần suất, kèm ước lượng thời gian để bạn tự cân xem nên tự làm hay thuê.
Quản trị website là gì và khác thiết kế web ở chỗ nào
Hai việc này hay bị gộp làm một vì thường do cùng một bên làm, nhưng bản chất khác hẳn:
- Thiết kế web là việc làm một lần: chọn giao diện, dựng trang, cài chức năng, bàn giao. Có điểm bắt đầu và điểm kết thúc.
- Quản trị website là việc lặp lại không có điểm kết thúc: nội dung mới, bản vá mới, bản sao lưu mới, số liệu mới của tháng này.
Cách phân biệt nhanh khi đi hỏi giá: nếu báo giá ghi một con số trọn gói và bàn giao là xong, đó là thiết kế. Nếu báo giá tính theo tháng, đó là quản trị. Hai khoản này nên tách bạch trong hợp đồng để sau này không tranh cãi ai chịu trách nhiệm khi site hỏng.
Quản trị website là làm gì — danh sách việc theo tần suất
Đây là phần mình thấy tài liệu hay nói chung chung. Cụ thể hoá theo nhịp thì dễ làm hơn nhiều.
Việc theo tuần
- Đăng nội dung mới. Không cần nhiều, nhưng cần đều. Một site để yên vài tháng thì Google cũng giảm dần tần suất quay lại.
- Duyệt bình luận, kiểm form liên hệ. Tự gửi thử một form mỗi tuần — form hỏng là kiểu lỗi không báo gì, khách bấm gửi vẫn thấy “cảm ơn” mà bạn thì không nhận được email nào.
- Liếc số liệu. Mở Search Console xem tuần này có trang nào tụt hẳn không.
Việc theo tháng
- Cập nhật mã nguồn, giao diện, plugin. Sao lưu trước khi cập nhật, không phải sau.
- Kiểm liên kết hỏng. Bài cũ trỏ sang bài đã đổi đường dẫn là chuyện rất thường gặp.
- Đo tốc độ tải trang. Đo vào đúng khung giờ khách hay vào, không phải lúc 2 giờ sáng.
- Kiểm bản sao lưu có khôi phục được không. Bản sao lưu chưa từng được thử khôi phục thì chưa thể coi là bản sao lưu.
Việc theo quý hoặc theo năm
- Gia hạn tên miền và hosting — đặt nhắc trước hạn ít nhất 30 ngày.
- Rà lại chứng chỉ SSL còn hạn không.
- Soát nội dung cũ: bài nào số liệu đã lỗi thời, bảng giá nào chưa cập nhật.
- Xem lại danh sách tài khoản có quyền vào trang quản trị, gỡ tài khoản không còn dùng.
Ba nhóm việc và thứ tự ưu tiên khi bạn không có nhiều thời gian
Nếu mỗi tuần chỉ có được một hai tiếng, mình xếp theo thứ tự này:
- Nhóm giữ cho site không mất — sao lưu, cập nhật bản vá, mật khẩu mạnh. Hỏng nhóm này là mất trắng, làm lại từ đầu.
- Nhóm giữ cho khách liên hệ được — form, số điện thoại, nút gọi, trang liên hệ. Hỏng nhóm này thì site vẫn đẹp mà không ra đơn nào.
- Nhóm làm site tốt lên — nội dung mới, tối ưu tốc độ, cải thiện thứ hạng. Quan trọng, nhưng chậm một tuần không chết ai.
Sai lầm mình hay thấy là làm ngược: dành cả tháng chỉnh màu nút bấm trong khi bản sao lưu gần nhất đã sáu tháng tuổi.
Tự quản trị hay thuê ngoài?
Không có câu trả lời chung, nhưng có vài mốc khá rõ:
Tự làm hợp lý khi: site nhỏ, ít trang, bạn có vài tiếng mỗi tuần và chịu khó học. Phần lớn công việc kể trên là thao tác lặp lại, học một lần dùng được lâu.
Nên thuê khi: site đang ra đơn thật và một ngày sập là mất tiền thấy được; hoặc site có thanh toán, tài khoản khách hàng, dữ liệu cá nhân; hoặc đơn giản là thời gian của bạn đáng giá hơn khoản phí thuê.
Có một cách ở giữa mà mình hay khuyên: tự làm phần nội dung, thuê phần kỹ thuật. Nội dung là thứ bạn hiểu về nghề của mình hơn bất kỳ ai; còn cập nhật, sao lưu, bảo mật thì để người quen tay làm cho nhanh.
Chi phí quản trị website gồm những khoản nào
Kể cả khi tự làm, vẫn có những khoản cố định không tránh được:
- Tên miền — theo năm.
- Hosting — theo tháng hoặc năm, tuỳ dung lượng và lượng khách.
- Chứng chỉ SSL — nhiều nhà cung cấp đã kèm miễn phí.
- Giao diện và plugin trả phí — thường tính theo năm để được cập nhật.
- Chỗ lưu bản sao lưu — nên để ở nơi khác hosting, đừng để chung một chỗ.
Khoản đắt nhất thực ra là khoản không ghi trong hoá đơn: thời gian. Trước khi quyết tự làm, thử ghi lại một tháng xem mình thật sự bỏ ra bao nhiêu giờ.
Những chỗ hỏng thường gặp mà không có cảnh báo nào
Điểm chung của các lỗi dưới đây là site vẫn mở bình thường, không có thông báo đỏ nào, nên chỉ lộ ra khi đã muộn:
- Form liên hệ ngừng gửi email sau một lần đổi hosting hoặc đổi mật khẩu email.
- Bản sao lưu tự động đã dừng chạy nhiều tháng vì hết dung lượng chỗ lưu.
- Một trang bị đặt thẻ chặn lập chỉ mục lúc đang dựng rồi quên gỡ.
- Ảnh mất đường dẫn sau khi dọn thư viện — trang vẫn hiện, chỉ thiếu ảnh.
- Tài khoản quản trị cũ của người đã nghỉ vẫn còn quyền.
Cách phòng gọn nhất là mỗi tháng tự đi một vòng như một người khách: mở trang chủ, bấm vào vài bài, gửi thử một form, gọi thử số điện thoại trên trang.
Mục lục chuyên đề: quản trị website từng phần
Mỗi việc kể trên đều có bài riêng đi sâu hơn:
Bắt đầu và lập kế hoạch
- các công việc cần làm khi quản trị website — danh sách đầy đủ theo từng đầu việc
- lập kế hoạch quản trị website định kỳ — cách chia lịch cho doanh nghiệp nhỏ
- những lưu ý khi quản trị website — các lỗi phổ biến của người mới
- phần mềm quản trị website phổ biến — chọn công cụ theo quy mô
Nội dung và hạ tầng
- quản trị nội dung website — đăng, sửa và dọn nội dung cũ
- các loại hosting phù hợp — chọn hosting theo nhu cầu thật
- quản lý tài khoản người dùng — phân quyền và thu hồi quyền
Giữ cho site không mất
- hướng dẫn backup và phục hồi dữ liệu — các bước làm cụ thể
- vì sao backup định kỳ là việc cần thiết — và vì sao bản sao lưu chưa thử khôi phục thì chưa tính
- các tiêu chuẩn bảo mật cần biết — mức tối thiểu cho site nhỏ
- các công việc bảo trì định kỳ — lịch bảo trì theo tháng
Tốc độ, theo dõi và sửa lỗi
- quản lý tốc độ tải trang — đo và cải thiện phần nào trước
- tối ưu hiệu suất website — đi sâu phần kỹ thuật
- giám sát và phân tích website — biết sớm khi site có vấn đề
- phân tích lưu lượng truy cập — đọc số liệu để ra quyết định
- công cụ kiểm tra website miễn phí — bộ công cụ dùng được ngay
- giảm thiểu lỗi 404 — xử lý liên kết hỏng sau khi đổi đường dẫn
Câu hỏi thường gặp
❓ Quản trị website là làm gì mỗi ngày?
Thực tế không có nhiều việc phải làm hằng ngày. Nhịp hợp lý với site nhỏ là theo tuần: đăng nội dung, duyệt bình luận, thử form liên hệ, liếc qua số liệu. Việc nặng hơn như cập nhật mã nguồn, sao lưu, kiểm liên kết hỏng thì gom vào một buổi mỗi tháng. Đặt lịch cố định dễ duy trì hơn là làm khi nhớ ra.
❓ Quản trị website khác thiết kế web như thế nào?
Thiết kế web là việc làm một lần và có bàn giao: dựng giao diện, cài chức năng, xong. Quản trị website là việc lặp lại hằng tuần hằng tháng sau khi site đã chạy: nội dung, cập nhật, sao lưu, theo dõi số liệu. Khi đi hỏi giá, báo giá trọn gói một lần là thiết kế, báo giá theo tháng là quản trị — nên tách riêng trong hợp đồng.
❓ Không biết code thì có tự quản trị website được không?
Được với phần lớn công việc. Đăng bài, cập nhật plugin, sao lưu, đọc số liệu đều là thao tác bấm chuột trong trang quản trị, học một lần là dùng được lâu. Phần cần người có nghề là khi site lỗi sau cập nhật, bị tấn công, hoặc cần sửa mã nguồn. Cách nhiều người chọn là tự làm nội dung và thuê ngoài phần kỹ thuật.
❓ Chi phí quản trị website gồm những khoản nào?
Các khoản cố định gồm tên miền theo năm, hosting theo tháng hoặc năm, giao diện và plugin trả phí nếu có, và chỗ lưu bản sao lưu đặt tách khỏi hosting. Chứng chỉ SSL hiện thường được kèm miễn phí. Nếu thuê ngoài thì cộng thêm phí dịch vụ theo tháng. Khoản khó thấy nhất là thời gian bạn bỏ ra khi tự làm — nên thử ghi lại một tháng trước khi quyết.
❓ Bao lâu nên backup website một lần?
Tuỳ tần suất thay đổi. Site giới thiệu ít cập nhật thì mỗi tuần một bản là đủ; site bán hàng có đơn mỗi ngày thì nên sao lưu hằng ngày và giữ lại nhiều bản. Quan trọng hơn tần suất là hai điều: để bản sao lưu ở nơi khác hosting, và thỉnh thoảng thử khôi phục một bản để chắc nó dùng được.
❓ Làm sao biết website đang có vấn đề khi nó vẫn mở bình thường?
Phần lớn lỗi nặng không hiện thông báo nào: form ngừng gửi email, bản sao lưu tự động đã dừng, một trang bị chặn lập chỉ mục từ lúc đang dựng. Cách phát hiện rẻ nhất là mỗi tháng tự đi một vòng như một người khách — mở vài trang, gửi thử form, bấm thử số điện thoại — và mở Search Console xem số trang được lập chỉ mục có tụt không.
Cần tư vấn về dịch vụ nuôi web tự động? Liên hệ trực tiếp qua số 0327.691.726 để được hỗ trợ.
Follow LenTrang1.com trên Fb để cập nhật những bài viết mới nhất bạn nhé!
